Secrétaire Services Généraux - H/F

CENTRE HOSPITALIER SAINTE MARIE
VOTRE MISSION
- Accueil et orientation des visiteurs
- Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation, messages,
- Accueil du personnel (renseignements divers, rédaction ordre de missions)
- Gestion des clés : préparation et remise de trousseaux, rédaction des attestations, retour des clés, mise à jour du fichier informatique
- Utilisation du logiciel SIMONS VOSS pour paramétrage des badges de contrôle d'accès
- Traitement des demandes d'intervention, de dépannage avec orientation suivant les urgences et les métiers, des bons aux contremaîtres et/ou techniciens
- Traitement des demandes d'intervention pour les dépannages ascenseurs par appel direct chez OTIS (liste appareils) et appel d'un technicien du CH si une personne doit être désincarcérée
- Saisie et collecte des données pour les rapports d'activités
- Mise à jour des divers annuaires
- Traitement du courrier (arrivé/départ)
- Commandes des fournitures de bureau + gestion du stock des fournitures et papeterie + EPI
- Commande + gestion stock DICTAPHONE
- Frappe pièces écrites de documents servant aux appels d'offres (CCTP, CCAP, devis, descriptifs, divers)
- Frappe documents divers : courriers, mémos, compte-rendu, notes d'information, de service, etc.
- Vérification et mise à jour des tableaux pour suivi de toutes les consommations ELECTRICITE GAZ EAU, pour toutes les structures associées aux accords de règlements
- Suivi des factures relatives aux différents chantiers : relevés de situations, tableaux de suivi des règlements
- Mise à jour des documents QUALITE pour les Services Généraux
- Gestion des notes de frais + ordre de mission
- Classement des documents et courriers du Centre Hospitalier et des structures extérieures/chrono courriers/note d'information, note de service, documents relatifs au personnel, documents divers et archivage compte-rendu des réunions de chantier
- Gestion de planning : mise à jour des plannings du personnel des services généraux, suivi des absences, contrôle des RTT, CP, etc.
- Tous les mois: saisie et suivi de la production de la blanchisserie : lavages, consommations énergie, produits lessiviels, saisie du poids du linge lourd par structures
- Envoi aux services administratifs et financiers : tableau de suivi des heures effectuées par les Services Techniques + récapitulatif pour la production en blanchisserie + suivi des travaux effectués à la reprographie
- Gestion des Plans de Prévention des Risques (mail, scan, archivage) + courrier adressé au CSSCT + Inspection du Travail

Inventaire des tâches de la fonction reprographie :
- Gestion et traitement des demandes de travaux
- Conception graphique : affiches, cartes de visites, panneaux indicateurs, etc.
- Tirage documents, dossiers et conception liasses, assemblage, collage, coupe
- Gestion commandes et stocks papiers, papeteries, etc. Suivi et mise à jour du tableau mensuel des travaux effectués
- Édition documents pour le Bureau des Entrées et classement pour suivi dans classeurs (IMP / DOC )

Durée du temps de travail : temps plein du lundi au vendredi
Rémunération : 1981,22 euros brut /mensuel
Avantages : mutuelle, prévoyance, épargne retraite et prime annuelle
Le poste requière une Vaccination contre la COVID

*** Prise de poste : Octobre 2022 ***

Contact

Pôle Emploi RODEZ

Salaire

Salaire selon CCN51 et expérience
Autre

Localisation

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